Transparence
Méthodologie d'évaluation
Étapes, documents, critères, décisions, délais, recours et renouvellement.
- Accueil
- Méthodologie d'évaluation
Comment ILAAPE étudie une demande d'adhésion, de validation de programme ou de partenariat : étapes, pièces, critères, décisions, corrections, délais, recours et renouvellement.
Étapes de candidature
Adhésion professionnelle (individus), validation de programmes (centres de formation) ou partenariat institutionnel (institutions).
Coordonnées, profil ou organisme, puis dépôt des documents. Les documents manquants peuvent être ajoutés plus tard.
Un numéro de dossier unique est attribué à l'envoi et un accusé de réception est envoyé automatiquement par e-mail.
Contrôle de complétude, vérification des pièces puis étude au regard des critères ci-dessous.
La décision est enregistrée dans le dossier et notifiée par e-mail ; les organisations disposant d'un compte la retrouvent aussi dans « Mon espace ».
Documents demandés
Liste exacte des pièces demandées par chaque formulaire (elle est générée à partir des formulaires en ligne et reste donc toujours à jour).
Adhésion professionnelle
- Pièce d'identité ou passeport Recto-verso, lisibleObligatoire
- Curriculum vitae (CV) À jourObligatoire
- Diplômes et certificats Un ou plusieurs fichiersObligatoire
- Photo d'identité Pour la carte professionnelleFacultatif
Validation de programmes
- Statuts de la société Version signéeObligatoire
- Registre de commerce Extrait de moins de 3 moisObligatoire
- Contrat de location ou titre de propriété des locauxObligatoire
- Programme détaillé de la formation Modules, volume horaire, évaluationObligatoire
- CV des formateurs Un ou plusieurs fichiersObligatoire
- Exemples de supports / évaluations FacultatifFacultatif
Partenariat institutionnel
- Statuts de l'établissement Version signéeObligatoire
- Registre de commerce Extrait de moins de 3 moisObligatoire
- Contrat de location ou titre de propriété des locauxObligatoire
- Agrément / autorisation d'exercer Délivré par l'autorité compétenteObligatoire
- Présentation de l'institution Plaquette, rapport d'activité…Facultatif
- Logo de l'institution PNG ou JPG, utilisé pour l'annuaireFacultatif
Formats acceptés : PDF, JPG, PNG ou Word – 5 Mo maximum par fichier.
Critères d'évaluation
Chaque critère est apprécié uniquement sur la base des informations et des pièces fournies. Satisfaire aux critères permet l'étude du dossier ; la décision tient compte de l'ensemble du dossier.
Adhésion professionnelle
- Identité vérifiable du demandeur (pièce d'identité lisible et en cours de validité).
- Adéquation entre le type d'adhésion demandé et le parcours déclaré (profession, domaine, années d'expérience).
- Diplômes et certificats cohérents avec le profil déclaré.
- Authenticité, lisibilité et cohérence des documents entre eux.
- Acceptation des conditions d'adhésion.
Validation de programmes
- Existence légale de l'organisme (statuts signés, extrait du registre de commerce de moins de 3 mois).
- Locaux justifiés (contrat de location ou titre de propriété).
- Programme détaillé : objectifs, modules, volume horaire et modalités d'évaluation des apprenants.
- Cohérence entre le niveau visé, le volume horaire, le mode de formation et le nombre d'apprenants prévus.
- Qualification des formateurs au regard du programme (CV).
- Exemples de supports et d'évaluations, lorsqu'ils sont fournis.
Partenariat institutionnel
- Existence légale de l'établissement (statuts signés, registre de commerce de moins de 3 mois).
- Agrément ou autorisation d'exercer délivré par l'autorité compétente du pays.
- Locaux justifiés (contrat de location ou titre de propriété).
- Activité, domaines de formation et effectifs déclarés.
- Compatibilité des attentes exprimées avec les services qu'ILAAPE peut fournir ; les services retenus sont fixés par contrat.
Procédure d'examen
Si une pièce obligatoire manque, le dossier passe au statut « Manque des documents » et le demandeur reçoit un lien sécurisé pour la compléter.
Lisibilité, validité et cohérence des documents ; ILAAPE peut demander une pièce complémentaire ou une précision.
Le dossier passe au statut « En cours d'étude » et est apprécié au regard des critères publiés pour l'offre concernée.
Seuls les membres de l'équipe habilités à examiner les dossiers peuvent enregistrer une décision.
Garanties d'impartialité et de traçabilité
- Une personne rattachée à l'organisation concernée, ou auteur du dossier, ne peut pas décider de ce dossier (blocage automatique).
- Les comptes des organisations ne peuvent pas modifier le statut de leurs propres demandes.
- Chaque décision est enregistrée avec sa date et son auteur dans un journal d'audit interne.
- Les documents déposés sont stockés dans un espace protégé, non accessible publiquement.
Décisions possibles
Statuts possibles d'un dossier de demande :
Dossier reçu, en attente de traitement.
Au moins une pièce obligatoire est manquante ou doit être remplacée.
Le dossier complet est en cours d'examen.
La demande est acceptée ; les étapes suivantes (documents délivrés, profil, contrat de partenariat) sont indiquées au demandeur.
La demande n'est pas acceptée. Un motif est obligatoirement consigné dans la décision ; le demandeur peut en demander communication et la contester.
Après acceptation, le statut public d'une organisation ou d'un document délivré peut être :
En cours de validité.
La date de validité est dépassée (statut calculé automatiquement).
Temporairement suspendu par ILAAPE.
Retiré par ILAAPE.
Demandes de correction
- Lorsqu'une pièce manque ou doit être remplacée, ILAAPE l'indique par e-mail avec un lien sécurisé permettant d'ajouter les documents, tant qu'aucune décision n'a été rendue.
- Les organisations disposant d'un compte reçoivent aussi la demande de correction dans « Mon espace » et peuvent y répondre en joignant des fichiers.
- Dès que les documents sont ajoutés, le dossier est remis en traitement et l'équipe est prévenue automatiquement.
- Vous pouvez à tout moment signaler une erreur dans les informations transmises en écrivant à ILAAPE avec votre numéro de dossier.
Délais de traitement
Délais confirmés par ILAAPE. Ils courent à compter de la réception d'un dossier complet.
| Accusé de réception d'une demande | Immédiat (e-mail automatique) |
|---|---|
| Étude d'un dossier complet | 5 à 10 jours |
| Envoi de la proposition tarifaire | 3 à 5 jours ouvrés |
| Reprise de l'étude après ajout des documents | Dès l'ajout des documents (notification automatique) |
| Accusé de réception d'une réclamation | Immédiat (e-mail automatique) |
| Réponse à une réclamation | 2 à 5 jours |
Un délai peut être prolongé lorsqu'une pièce complémentaire est demandée ; le demandeur en est informé.
Réclamation
Vous pouvez demander le réexamen d'une décision ou signaler un problème de traitement grâce au formulaire dédié. Chaque réclamation reçoit un numéro et un accusé de réception, et elle est réexaminée par une personne qui n'a pas pris la décision initiale.
Renouvellement
- La date de fin de validité d'une accréditation ILAAPE figure sur le certificat de l'organisation et dans l'annuaire public.
- Dans les 90 jours qui précèdent cette date, l'organisation peut demander le renouvellement depuis « Mon espace » ; la demande est enregistrée et suivie par l'équipe.
- Le renouvellement peut nécessiter la mise à jour des pièces (notamment un extrait du registre de commerce de moins de 3 mois) et suit la même procédure d'examen.
- Une fois la date dépassée sans renouvellement, le statut devient automatiquement « Expiré » dans l'annuaire et lors de la vérification, et le certificat de l'organisation n'est plus téléchargeable.
- Pour les documents délivrés aux personnes, la date de validité éventuelle est indiquée sur le document et prise en compte automatiquement par la vérification en ligne.